Centro de Información, Tecnologías y Control Documental
Presentación
Según el Acuerdo 059 del 18 de Diciembre de 2017 “Por el cual se expide el Estatuto de Estructura Orgánica y se determinan las funciones de las dependencias académicas y administrativas de la Universidad Surcolombiana", el Centro de Tecnologías de Información y Comunicaciones, pasa a ser un proceso transversal que depende directamente de la Rectoría y se modifica el nombre como “Centro de Información, Tecnologías y Control Documental”.
Misión
Brindar el apoyo en la actualización y calidad de los servicios de informática, redes, internet y sistemas para contribuir al desarrollo institucional acorde con la misión, propósitos y objetivos de la Universidad.
Planes de Mantenimiento
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2025.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2024.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos.2023.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2022, modificación.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2022.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2021.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2020, modificación.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2020.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2019.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2018.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2017.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2016.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2015.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2014, modificación.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2014.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2013.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2012.
- Plan de Mantenimiento Preventivo a Equipos Informáticos 2011.
Estructura Organizacional
El CTIC, está conformado en la Planta de Personal por un Director(a), un Profesional Especializado, tres Profesionales Universitarios, un Operador de Equipo de Sistemas y una Secretaria. A nivel interno se divide en las áreas de Servicio al usuario, Comunicaciones y Redes, Desarrollo, Mantenimiento y Administración de Sistemas de Información y Administración de PC´s.
Áreas y Servicios al Usuario
Administración Cuentas de Correo
Creación y administración de cuentas de correo para estudiantes, docentes, personal administrativo, contratistas
Comunicaciones y Redes
Garantiza la conectividad de la Universidad con sus respectivas Sedes, mantenimiento a los Centro de Cableado de red de datos, red alámbrica e inalámbrica, la conexión de fibra óptica, monitoreo del canal de acceso a Internet, elabora estudios técnicos para implementación de nuevas redes, Administración de Proxy, DNS, Dominio, servicios DHCP, FTP.
Actualmente la Universidad cuenta con un canal de acceso a Internet de 1100 Mbps en la Sede central (Neiva), un canal de 330 Mbps Pitalito, y canales de 150 Mbps en las Sedes de Garzón y la Plata. Este servicio se tiene contratado por un año con RENATA. La red inalámbrica con cubrimiento del 90% del Campus Universitario.
Actividades realizadas en el Área de Comunicaciones y Redes
- Brindar soporte a todos los usuarios garantizando la adecuada conexión física de los equipos a los centros de cableado, habilitando puntos de red que sean necesarios
- Prestar el servicio de soporte técnico permanente sobre los equipos activos de red, administración, monitoreo y gestión de la red LAN
- Monitoreo de todos los equipos de comunicación de la red, en caso de fallas proceder a prestar servicio de soporte técnico inmediatamente se detecte el problema
- Instalar y configurar los equipos de red que sean adquiridos por la Universidad y en caso de falla o daños en los equipos de comunicación, realizar análisis para identificar y determinar el problema y la alternativa de solución al mismo
- Realizar mantenimiento del "Backbone" de la red LAN para garantizar el funcionamiento, mantenimiento y actualizaciones de los equipos que conforman el Backbone de la red LAN, para garantizar servicio 7X24X365.
- Realizar las configuraciones y actualizaciones necesarias en los equipos de borde, verificando la correcta definición de VLAN's en los Switches y el correcto funcionamiento de la red LAN, revisando el control de acceso a los equipos de redes.
- Organizar y mantener la información de la red LAN, trabajando con una metodología de actualización de la documentación de la red LAN de la Universidad Surcolombiana.
- Administrar la seguridad de la red
- Monitorear el rendimiento de la red, realizando las restricciones necesarias para el correcto funcionamiento de la misma
- Realizar las actividades necesarias con el proveedor de Internet en caso de que existan problemas con el canal de acceso
Desarrollo, Mantenimiento y Administración de Sistemas de Información
Brinda apoyo a la comunidad universitaria en temas relacionados con el proceso de análisis, diseño y desarrollo de nuevos sistemas de información acordes a las necesidades institucionales cumpliendo con la normatividad interna y externa. Se encarga de la actualización, mantenimiento, administración y la disponibilidad de los sistemas existentes.
Actividades realizadas por el Área de Desarrollo:
- Realizar proceso de análisis y diseño de los nuevos sistemas de Información, basados en los requerimientos de los usuarios, aplicando los estándares del Procedimiento de Ingeniería de Software del proceso de Tecnología
- Coordinar técnicamente la implantación de los nuevos sistemas de información
- Coordinar el ambiente de pruebas de los nuevos desarrollos
- Definir los esquemas de seguridad para las bases de datos
- Coordinar y ejecutar el proceso de actualización de las versiones de los sistemas de información.
- Instalar y probar nuevas versiones de los manejadores de bases de datos.
- Planear la migración de los sistemas de información a nuevas infraestructura
- Crear ambientes de pruebas para las bases de datos de producción, migración de la información por cambio de plataforma y puesta en producción de cada una de ellas.
- Asesorar a las unidades en el proceso de formular y definir las actividades para implementar nuevos proyectos de Sistemas de Información
- Definir esquemas y periodicidad de realización de los backups de los sistemas de información
- Monitoreo de las Bases de Datos
- Asignación de responsabilidades al personal de desarrollo
- Generación de documentación de los nuevos desarrollos
- Mantenimiento de los Sistemas de Información existentes
Actualmente se cuenta con los siguientes Sistemas de Información:
| Sistema | Tipo de desarrollo | Descripcoión general | Funcionalidades |
|---|---|---|---|
Sistema de Información Académico de la Usco
|
PROPIO |
Sistema de información integrado para el manejo de la información académica de la Universidad. |
- Módulo de Admisiones y oferta (registro) |
SGD (Sistema de Gestión Documental) |
PROPIO en Desarrollo |
Sistema de información para administración de las comunicaciones internas y externas de la Universidad. Diseñado como un aporte de la Universidad a políticas nacionales como estrategia de Gobierno en Línea, racionalización de procesos del estado y política de Cero Papel |
- Módulo de manejo de Correspondencia interna despachada y recibida - Módulo de correspondencia externa despachada y recibida |
SIBU (Sistema de Bienestar Universitario) |
PROPIO |
Sistema de Información para la administración de todos los servicios (médicos, odontológicos, psicológicos, culturales, trabajo social, extensión cultural, deportivos, seguridad industrial, salud ocupacional) brindados por Bienestar Universitario |
- Módulo de Medicina |
CONTRATACION (Oficina de Cont, personal/facultades) |
PROPIO |
Sistema de información para el registro y administración de la contratación de la Universidad y publicación de procesos contractuales |
- Módulo para el registro de la información contractual |
INVESTIGACIONES Y PROYECCION SOCIAL (Vic.Investigación, Secretarias) |
PROPIO en Desarrollo |
Sistema de Información para la administración de proyectos para la Universidad (Convocatorias, Proyectos de investigación, proyección social y desarrollo institucional, grupos de investigación y semilleros de investigación) |
-Módulo de convocatorias |
SILSA |
PROPIO |
Sistema de información que administra la facturación de servicios académicos en general y liquidación de los estudiantes nuevos y antiguos de la Universidad |
- Módulo de Facturación. |
CONVOCATORIAS DOCENTES |
PROPIO |
Sistema para la administración y apertura de los concursos de mérito para proveer cargos (docentes de planta y ocasionales de tiempo completo y medio tiempo( y cátedras por hora en las diferentes facultades y sedes de la Universidad. |
- Módulo de Administración (Vic académica y Facultades) |
MÓDULO DE PERSONAL |
PROPIO |
Sistema de información que permite el ingreso de información de la hoja de vida y manejo de vinculaciones del personal de planta (docentes, administrativos, trabajadores oficiales) contratistas |
-Módulo para la vinculación del personal de la usco |
SISTEMA DE MOVILIDAD |
PROPIO en Desarrollo |
Sistema de información para la administración del proceso de internacionalización de la Universidad. (Movilidad, convenios, caza de becas y eventos) |
- Modulo para el registro único de movilidad de los estudiantes, docentes y administrativos de la Usco |
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE EGRESADOS |
PROPIO |
Sistema para la administración de información de egresados de la Universidad Surcolombiana |
- Módulo para administración de contenidos |
APLICACIONES MOVILES |
PROPIO en desarrollo |
Aplicaciones desarrolladas para facilitar el acceso a los diferentes sistemas de información de la Universidad desde el móvil |
-Módulo Docente Movil (consulta estudiantes y horarios del periodo Académico vigente por curso) |
SISTEMA DE CARNETIZACIÓN E INGRESO A LA INSTITUCION |
PROPIO |
Sistema de Información que administra en linea el personal vinculado a la institución (Docentes, Administrativos) y estudiantes matriculados. |
|
HERRAMIENTA DE MIGRACIÓN AL SNIES |
PROPIO |
Esta herramienta permite integrar la Base de Datos de población estudiantil de la Universidad, con el Sistema de Información del Snies (Migración al Snies Central del MEN) |
- Módulo de migración de población estudiantil |
KOHA |
. |
Sistema integrado de gestión de biblioteca. De código fuente abierto liberado |
- Módulo de gestión de biblioteca |
PQRS |
PROPIO |
Sistema de Información para peticiones, quejas, reclamos y sugerencias |
- Módulo de administración |
PORTAL INSTITUCIONAL |
PROPIO |
Administrador de contenidos creado como medio de comunicación entre la Universidad y la comunidad académica y en general. Cumple parámetros de GEL. |
- Módulo de administración |
SISTEMA DE INFORMACIÓN CONGRESOS |
PROPIO |
Sistema de Información para la administración de pagos, inscripciones y ponencias en los congresos y seminarios |
- Módulo de Administración |
INTERFASE JÓVENES EN ACCIÓN |
PROPIO |
Permite obtener información de estudiantes según solicitudes del DPS |
|
LINIX |
Sistemas En Línea S.A. |
|
- Módulo de Presupuesto |
Administración de PC´s
El Centro de Información, Tecnologías y Control Documental cuenta con un equipo de ingenieros y tecnólogos para la Administración y mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo, impresoras, y puntos de red y coordinación de garantías, lo que permite brindar atención a las necesidades y/o servicios de los diferentes usuarios de la Universidad mediante el apoyo de la gestión administrativa y académica. Actualmente la Universidad cuenta con:
EQUIPOS PARA USUARIO FINAL
| CANTIDAD | TIPO |
|---|---|
| 2666 | Computadores personales |
Directriz para compra de equipos de cómputo
Actividades realizadas por el Área de Soporte Técnico de Equipos Informáticos y Puntos de Red
- Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo (PC´s, Portátiles, impresoras y puntos de red.
- Control e instalación del Software licenciado para uso del usuario final (Antivirus, Office, otros).
- Coordinación de garantías de equipos de cómputo.
- Coordinación para adquisición de los repuestos para equipos de cómputo.
Equipo de Trabajo