Área de Gestión Documental
“Gestión eficiente, memoria institucional y cumplimiento normativo”
El Área de Gestión Documental y Archivo Central son unidades que dependen de la Secretaría General y lideran la función archivística institucional, garantizando la organización, conservación, acceso y preservación del patrimonio documental universitario, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000, el Acuerdo 001 de 2024 y los lineamientos del Archivo General de la Nación.
Objetivo Común
Garantizar la organización, conservación, acceso, transparencia y preservación de la memoria institucional, asegurando el cumplimiento normativo y fortaleciendo la eficiencia administrativa.
Servicios del Archivo Central
Recepción de Transferencias Documentales
- Recepción y verificación técnica de transferencias primarias.
- Validación de inventarios (FUID).
- Control de aplicación de Tablas de Retención Documental (TRD).
Custodia y Conservación
- Almacenamiento técnico en unidades de conservación.
- Aplicación de medidas preventivas de conservación.
- Control ambiental y organización física de fondos documentales.
Préstamo y Consulta
- Atención de solicitudes documentales internas.
- Control y seguimiento de préstamos.
- Disponibilidad oportuna de información para auditorías y entes de control.
Organización y Descripción Archivística
- Clasificación, ordenación y foliación.
- Actualización de inventarios documentales.
- Identificación de series y subseries documentales.
Eliminación Documental
- Verificación de cumplimiento de tiempos de retención.
- Acompañamiento en elaboración de actas de eliminación.
- Aplicación del procedimiento institucional aprobado.
Servicios del Área de Gestión Documental
Asesoría Técnica Archivística
- Orientación permanente a dependencias académico-administrativas.
- Acompañamiento en organización de archivos de gestión.
- Asistencia en aplicación de TRD y Cuadros de Clasificación Documental (CCD).
Formulación y Actualización de Instrumentos Archivísticos
- Diagnóstico Integral de Archivo
- Tablas de Retención Documental (TRD).
- Programa de Gestión Documental (PGD).
- Plan Institucional de Archivos (PINAR).
- Inventarios documentales.
- Instrumentos de valoración documental.
- Tablas de Control Acceso
- Plan de Transferencia
Capacitación y Sensibilización
- Jornadas de capacitación y seguimiento en la organización de archivos de gestión aplicando la TRD vigente.
- Socialización de procedimientos institucionales.
- Fortalecimiento de cultura archivística.
Seguimiento y Control
- Visitas técnicas a unidades académico administrativa – UAA y oficinas.
- Verificación del cumplimiento de la política archivística.
- Acompañamiento en auditorías internas y externas.
Gestión Documental Electrónica
- Acompañamiento en implementación y seguimiento del SGDEA.
- Articulación con áreas tecnológicas para gestión de documentos electrónicos.
Normalización y Mejora Continua
- Elaboración y actualización de procedimientos.
- Elaboración del Sistema SIC
- Estandarización de formatos e instructivos.
- Implementación de acciones correctivas y preventivas.
Asesoría en marco normativo aplicable para la elaboración, codificación y gestión de las comunicaciones oficiales
- Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
- Archivo General de la Nación (AGN) – Acuerdos y lineamientos técnicos
- Ley 1437 de 2011 (CPACA – derecho de petición y actuaciones administrativas)
- Ley 1755 de 2015 (Regulación del derecho de petición)
- Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas por la entidad
- Programa de Gestión Documental (PGD) institucional
- Manual de Gestión Documental interno
- Acuerdo 001 de 2024
Funcionarios
Líder de Gestión Documental y Archivo
Luz Angela Rojas Salazar
e-mail: angela.rojas@usco.edu.co
Profesional de Gestión Documental y Archivo
Sandra Yasmin Tovar Rodríguez
e-mail: sandra.tovar@usco.edu.co
Apoyo Técnico Administrativo de Gestión Documental y Archivo
Krissna Juliette Buendia Pérez
e-mail: krissna.buendia@usco.edu.co
Apoyo de Gestión Documental y Archivo
Felipe Trujillo Pimentel
e-mail: felipe.trujillo@usco.edu.co
Apoyo de Gestión Documental y Archivo
Mara Dayana Quino Ballestas
e-mail: mara.quino@usco.edu.co
Apoyo Administrativo de Gestión Documental y Archivo
Jhon Jairo Valencia Ortiz
e-mail: jairo.valencia@usco.edu.co
Operario Calificado
Carlos Fernando Quimbayo
e-mail: carlos.quimbaya@usco.edu.co
Apoyo de Gestión Documental y Archivo
María Fernanda Plazas Collazos
e-mail: maria.plazas@usco.edu.co
Apoyo de Gestión Documental y Archivo
Jorge Luis Lozada
e-mail: jorge.lozada@usco.edu.co
Apoyo Jurídico y Técnico en Gestión Documental y Archivo
Moisés Moyano Sosa
e-mail: moises.moyano@usco.edu.co
Apoyo de Gestión Documental y Archivo
Erika Esperanza Ruiz Montaña
e-mail: erika.ruiz@usco.edu.co
Apoyo de Gestión Documental y Archivo
Miguel Ángel Rojas
e-mail: Miguel.rojas@usco.edu.co
Apoyo de Gestión Documental y Archivo
Luisa Daniela Narváez Palacios
e-mail: luisa.narvaez@usco.edu.co
Horario de Atención
Lunes a viernes 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.
archivocentral@usco.edu.co
