República de Colombia
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Archivo Central

Misión

El Archivo Central de la Universidad Surcolombiana tiene como misión la adecuada administración, protección y custodia de los archivos que constituyen memoria histórica de la gestión académica y administrativa de la Institución, como fuente de información para acceso y uso de los usuarios, de manera ágil, veraz y oportuna, a través del suministro de óptimos servicios de información.

Funciones

El Archivo Central realiza las siguientes funciones:

Operativas

  • Transferencias Documentales.
  • Organización de los Fondos (clasificar, ordenar, describir).
  • Descripción  documental (Inventarios, índices).
  • Manejo de Información de documentación de archivo en medio magnético.
  • Conservación de los documentos de Archivo.
  • Administración y Servicios de consulta de documentos.
  • Selección y Eliminación Documental.

Normativas

  • Establecimiento de normas y directrices en materia archivística en la institución, mediante la promulgación de manuales, reglamentos, circulares y formatos.
  • Implementación de un sistema de archivo unificado -orgánico funcional.
  • Brindar capacitación en materia archivística a los archivos de gestión y central.
  • Implementar las Tablas de Retención Documental, mediante las cuales se regule la producción documental y se establezca su vigencia y conservación.
  • Supervisar las labores archivísticas en la USCO, mediante visitas de inspección, informes y recomendaciones.

Funciones Generales

Dentro de las funciones generales figuran:

  • Ejecutar la política del Sistema Nacional de Archivos, de conformidad con la Ley 594 DE 2000 y Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos, Decreto 2578 de 2012.
  • Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio de información, mediante índices, guías e inventarios.
  • Recibir la documentación perteneciente al archivo de gestión de cada oficina, que haya finalizado el trámite en el archivo de gestión, de conformidad con la vigencia establecida en las Tablas de Retención Documental.
  • Coordinar con los jefes de dependencias académicas y administrativas de la Universidad, la selección de los documentos sin valor científico- cultural-histórico, para su eliminación. Previa autorización del Comité Interno de Archivo.
  • Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación de los archivos de gestión de la institución.
  • Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos documentales en el archivo.
  • Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.
  • Solicitar asesoramiento técnico al  Archivo General de la Nación, cuando sea necesario.
  • Integrar el comité Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior, que se reúne por lo general cuatro veces al año.
  • Solicitar al Comité Interno de Archivo, autorización para eliminar documentos de archivo.
  • Actualización sistemática en temas de archivística y gestión documental del personal responsable del manejo de los archivos de la institución.
  • Implantar las acciones de mejora, según informes de Auditoria.

Servicios que presta el Archivo Central

Se brinda atención personalizada, telefónica o a través de correo electrónico, los siguientes servicios:

  • Consulta de documentos de Archivo Histórico ITUSCO años 1970 -1976
  • Consulta de documentos Fondo Documental USCO 1976 – 2011
  • Capacitación, asesoría en materia archivística a los Archivos de Gestión y Central.
  • Capacitación, asesoría y orientación para el Procedimiento de Transferencias Documentales
  • Jornada "Jueves de Archivo"

Horario de Atención

Lunes a viernes 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.

Funcionarios

MARIA DEL CARMEN TRILLERAS CASTRO, Líder Proceso de Gestión Documental
FEDERICO BENTACOURT ROMERO, Auxiliar de Archivo
CESAR MARINO CARRILLO ARIAS, Auxiliar de Archivo


Documentación

Formatos Archivísticos

Normatividad

Proceso y Procedimientos Gestión Documental

Plantillas de Comunicaciones Oficiales

Redes Sociales Oficiales

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