República de Colombia
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Área de Planeamiento Académico

Oficina de Planeación

El Área de Planeamiento Académico será competente para asesorar el planeamiento de las tareas y operaciones de los planes y proyectos Institucionales de docencia, investigación y extensión; coordinar la elaboración, revisión y actualización del Plan y programación académicos Institucional, y para monitorear y evaluar su desarrollo.

Sus responsabilidades son:

  1. Desarrollo y aplicación de los sistemas de planeación, métodos y  procedimientos académicos en las unidades de docencia, investigación y  proyección social de acuerdo con las estrategias políticas y proyectos establecidos en el plan de desarrollo institucional y las directrices trazadas por los organismos directivos.
  2. Monitoreo, evaluación, organización y consolidación de la información de los distintos programas académicos, necesaria para fundamentar las decisiones institucionales o comunicar la viabilidad y pertinencia a las instancias y entidades correspondientes
  3. Difusión de la información pertinente al planeamiento curricular, la investigación y/o la proyección social;

Para desarrollo de sus competencias y responsabilidades el Área de Planeamiento Académico de la Oficina de Planeación debe responder por los siguientes proyectos:

Coordinación de Proceso de Registro del Proyecto Académico de los Docentes en el Sistema de Planeación y Programación Académica

Reseña

Los profesores de la Universidad Surcolombiana para dar cumplimento a la Misión Institucional desarrollan actividades de docencia, investigación, proyección social y/o administración.

La programación académica se entiende por el conjunto de actividades relacionadas con los procesos de docencia, investigación, proyección social, administración y desarrollo institucional que realizan los Programas y Departamentos durante los periodos académicos del año lectivo.

Desde el año 2000 la Universidad implementó el Software del Sistema de Planeación y Programación Académica SIPPA. Es un software que permite la Programación de los Recursos docentes de la Universidad conforme a lo establecido por el Acuerdo que reglamenta la Programación Académica.

Este software está integrado a los sistemas de Admisiones,  Registro y Control Académica y Planta Física y Liquidación de Matrículas.

Descripción del Proyecto

Este proyecto permite la  programación de los Docentes (Tiempo Completo, Medio Tiempo y Catedráticos) por los diferentes Programas y Departamentos de la Universidad, por parte de los Jefes de Departamento o Programa, donde el área de planeamiento académico de la Oficina de Planeación realiza el acompañamiento en este proceso.

El proyecto inicia con la habilitación del sistema por medio del ingreso del calendario aprobado por el Consejo Académico.

Se realiza la vinculación en el sistema SIPPA de los docentes catedráticos en el periodo.

Se procede a la asignación de permisos a los usuarios autorizados por el Administrador del Sistema, para que cada Unidad Académica ingrese la información de acuerdo sus necesidades en el periodo.

Durante el proceso de ingreso de la información por parte de los usuarios se realiza soporte telefónico y en casos de necesidad se requiere desplazamiento hasta el usuario y allí realizar el soporte respectivo.

Se capacita a personal nuevo en el manejo del sistema.

Se hace seguimiento por la red de la información que se va ingresando y se realiza las observaciones pertinentes.

Se procede a cerrar el sistema dejando habilitado únicamente la opción de modificación de salones y horarios.

Confrontación de los soportes recibidos de la Vicerrectoría Académica o las Facultades debidamente firmados con respecto a lo registrado en el Software SIPPA y se ajusta la información de acuerdo a estos reportes.

Remisión de listados con la relación de docentes de cátedra a la oficina de personal para la impresión de los contratos.

Una vez cerrado el sistema, las modificaciones posteriores de docentes, el ingreso de novedades (la creación de nuevos grupos, ingreso de docentes que han sido seleccionados por concurso, etc.), se ingresan al sistema por el usuario del Área Académica de la Oficina de Planeación, previo visto bueno de la Vicerrectoría Académica o del Consejo Académico.

Objetivos

El proyecto busca:

  • Coordinar el proceso para el ingreso de la información al Sistema para la Planeación y Programación Académica - SIPPA sobre Programación Académica respecto a la asignación de horas por parte de los docentes en las actividades de Docencia, Investigación, Proyección Social, Desarrollo Institucional y Actividades Administrativas.
  • Facilitar la administración de la información de los docentes y de sus actividades.
  • Capacitar a secretarias de los Programas en el manejo del Software para la programación de horarios en el sistema.
  • Reportar a la División de Personal el listado de docentes horas cátedra para contratar.
  • Realizar informes sobre el desarrollo de las  actividades académicas de cada periodo en la Institución.
  • Tramitar la información sobre Novedades de la Programación Académica aprobadas por el Consejo Académico o la Vicerrectoría Académica.

Responsables en la Cadena de Valor del Proyecto

  • CONSEJO ACADEMICO: Dicta las políticas y formula los actos administrativos o normas que permiten las Programación Académica. Aprueba las novedades sobre la programación académica.
  • PROGRAMAS Y DEPARTAMENTOS: Ingresa la información al sistema y realizan las diferentes operación para la programación de los docentes.
  • FACULTADES: Aprueban las asignación de recurso docente para el desarrollo de las actividades de Docencia, Investigación, Proyección Social y Actividades Administrativas.
  • VICERRECTORIA ACADEMICA. Hace seguimiento a la Programación Académica.
  • OFICINA DE PLANEACION: Área de Planeamiento Académico. Coordinación del proceso de ingreso de información al sistema. Capacita y/o asesora a los usuarios en el manejo del Software. Ingresa la información de la Novedades sobre programación académica a probadas por el Consejo Académico o la Vicerrectoría Académica.
  • DIVISION DE PERSONAL: Mantiene actualizada en el sistema la información de las Hojas de Vida de los docentes.  Elabora los contratos de cátedra.

Soporte en el Proceso para la Renovación del Registro de los  Programas Académicos ante el Ministerio de Educación Nacional

Reseña

Los programas académicos, según disposiciones del Ministerio de Educación Nacional (Decreto 2566 de 2003) obtienen registro calificado el cual tiene una vigencia por siete años. Un año antes de cumplirse esta fecha deben realizar un proceso de autoevaluación con fines de renovación del Registro, el cual debe ser diligenciado en un software suministrado por este Ministerio.

Descripción del Proyecto

Se lleva el seguimiento de los Programas Académicos de la Universidad a los cuales corresponde adelantar el proceso de renovación del Registro.
Se informa a las Facultades para que adelanten todos los procesos requeridos por la normatividad vigente para proceder a adelantar este requerimiento ante el Ministerio de Educación.
Se ofrece acompañamiento para habilitar el software en cada unidad académica a actualizar.
El proceso culmina con la aprobación por parte del Consejo Académico sobre la renovación del Registro en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior – SNIES y el envío de los archivos del software con sus respectivos soportes al Ministerio de Educación.

Objetivos

  • Facilitar el proceso de la renovación del Registro de los Programas de Pregrado y Postgrados ante el Ministerio de Educación Nacional.
  • Brindar acompañamiento técnico en el manejo del software diseñado para el reporte de la información que requiere este proceso.

 
Responsables en la Cadena de Valor del Proyecto

  • CONSEJO ACADEMICO: Aprueba mediante la expedición de acto administrativo la solicitud de renovación del Programa Académico respectivo.
  • VICERRECTORIA ACADEMICA:  Realiza el acompañamiento y monitoreo al proceso de renovación.
  • DIRECCION GENERAL DE CURRICULO: Asesora en los ajustes curriculares requeridos en el proceso de renovación.
  • FACULTADES: Aprueba en primera instancia los informes que realizan los Programas con fines de renovación de Registro y lo tramita al Consejo Académico.
  • PROGRAMAS: Adelanta las acciones tendientes a dar cumplimiento a los estándares de calidad requeridos para el funcionamiento del Programa y obtener la renovación de su registro en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior – SNIES.

I. IDENTIFICACIÓN

DENOMINACION DEL EMPLEO
CODIGO
GRADO
No. DE EMPLEOS
PROFESIONAL UNIVERSITARIO

3020

13

2 (Dos)

 

DEPENDENCIA
JEFE INMEDIATO
No. DE ORDEN

OFICINA DE PLANEACION

Quien ejerza la supervisión directa

##1007 y 1008##

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES
OFICINA DE PLANEACION AREA DE PLANEAMIENTO ACADEMICO (Cargo ##1007##)

  1. Colaborar en la implementación de las políticas de orden  académico diseñadas por la Vicerrectoría Académica.
  2. Coordinar el proceso de registro por parte de cada Programa o Departamento del proyecto académico individual de los docentes adscritos en el Sistema de Planeación y Programación Académica - SIPPA.
  3. Confirmar listados de docentes catedráticos relacionados por jefes de programa y hacer el reporte a la División de Personal.
  4. Proponer el mejoramiento, conservación y debido uso de los recursos educativos por parte de la comunidad universitaria
  5. Brindar soporte en la sistematización del proceso de convocatorias de docentes de planta, ocasionales y catedráticos.
  6. Recepcionar las agendas de los diferentes programas y darles el trámite pertinente
  7. Prestar soporte técnico en el manejo del aplicativo del Ministerio de Educación Nacional - Viceministerio de Educación Superior para el registro calificado de Programas Académicos -  procesos de creación y/o renovación del registro en el Sistema Nacional de Educación Superior.
  8. Presentar los informes que le sean solicitados
  9. Las demás que sean acordes con la naturaleza del cargo.

       
III.  REQUISITOS

EDUCACION
EXPERIENCIA
OTROS

Titulo de formación  Universitaria o profesional en áreas de Educación, en Administración de Empresas o Ingeniería de Sistemas.

Dos (2) años de experiencia especifica.

Tarjeta o matrícula Profesional en los casos previstos por Ley

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