República de Colombia
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Área de Banco Universitario de Proyectos

Oficina de Planeación

El Banco de Programas y Proyectos se define como un proceso administrativo  coordinado por la Unidad de Proyectos adscrita a la Oficina de Planeación, que registra información técnica, económica y financiera de proyectos; la asignación presupuestal y las fuentes de financiamiento y  permite controlar y evaluar la ejecución física y presupuestal  de los proyectos alineados con el sistema de planeación de la Universidad
Se concibe como un instrumento de gestión de la inversión, ya que en él se evalúan los proyectos  viables (académica, técnica, social, económica y financieramente), susceptibles de ser financiados o cofinanciados con recursos  del presupuesto propios, departamentales, regionales,  nacionales e internacionales.
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Sus competencias Funcionales son:

  •  Diseñar e implementar una metodología específica para la formulación, seguimiento y evaluación de proyectos.
  • Apoyar a la comunidad universitaria  en la identificación, formulación y gestión de proyectos  de desarrollo institucional.
  • Definir criterios procedimientos y responsabilidades para la calificación de los proyectos.
  • Identificar aliados para dar viabilidad a las iniciativas que se generen al interior de  la institución.
  • Realizar seguimientos de programas y proyectos de gestión y soporte institucional; que permitan identificar oportunamente ajustes para aplicar correctivos a que haya lugar.
  • Proveer información confiable y oportuna de los proyectos propuestos    y en marcha, a quienes toman decisiones sobre la inversión.
  • Llevar el registro sistemático en una base de datos de los programas y Proyectos de Inversión, seleccionados y  viabilizados por las instancias, que sirva de base para su inclusión el en Plan de Acción de la Universidad.
  • Establecer los procedimientos que garanticen la utilización del Banco de Programas y Proyectos de inversión como herramienta de apoyo en los procesos de planeación, programación  de la inversión y evaluación de la gestión de calidad.
  • Llevar el registro de las entidades cofinanciadoras de Programas y Proyectos de Inversión de la Universidad.
  • Facilitar y orientar sobre las metodologías y procedimientos adecuados para la identificación, formulación, evaluación y selección de programas y proyectos acordes con las entidades financiadoras o cofinanciadoras de Proyectos de inversión.
  • Coordinar con las Vicerrectorías,  Decanaturas,  las Direcciones Generales  de Currículo, investigaciones y Extensión y la Oficina de Planeación las capacitaciones de las diversas metodologías exigidas por los entes cofinanciadores.
  • Generar información sobre proyectos académicos de Desarrollo Institucional de investigación, Extensión, Infraestructura y  dotación,  a nivel nacional e internacional con el fin de generar nuevos proyectos al interior de la Universidad Surcolombiana.

Sus responsabilidades son:

  • Desarrollar  e implementar  de acuerdo a los sistemas de planeación, la elaboración de proyectos institucionales y subproyectos para la consecución de recursos de financiación y cofinanciación.
  • Asesorar a las unidades pertinentes y coordinación de la formulación estudios de acuerdo con el entorno institucional y con las metodologías adecuadas que garanticen estrategias viables para el cumplimiento de su misión.
  • Proyectar, formular y evaluar los  proyectos y programas  a nivel institucional, en concordancia con las políticas y estrategias definidas en el plan de desarrollo institucional y las directrices trazadas por la dirección.
  • Estimular la creación de un fondo para el fomento de proyectos innovadores y pertinentes que coincida con el cumplimiento de la misión y visión institucional y con el Plan de Desarrollo de la Universidad.
  • Reconocer anualmente mediante una nota de estilo y un premio de $5.000.000 millones de pesos mediante un concurso de proyectos y programas que cumplen con  los indicadores de medición de gestión de calidad desde su identificación hasta su ejecución.

Proyectos en los que tiene participación el  Área

Reseña del Proyecto

La Universidad Surcolombiana, en cumplimiento de la misión, visión, propósitos y objetivos, requiere organizar  e implementar Banco de Programas y Proyectos Universitarios, para la provisión  de los recursos técnicos humanos y financieros  de los Programas y Proyectos de Inversión, por lo anterior emitió la Resolución Número S003531 del 22 de septiembre de 1999  por el cual se reglamenta el Banco Universitario de Programas y Proyectos de Inversión de la Universidad Surcolombiana, acorde con metodologías que permitan integrarlo a nivel Nacional, Departamental y Institucional.  
La Universidad Surcolombina de acuerdo con las políticas del orden Nacional implementó el software BPIN del Departamento de Planeación Nacional en la Oficina de Planeación con el objeto de acceder a los recursos de Cofinanciación a nivel nacional y departamental, instrumento que se ha venido aplicando con éxito en las instancias departamentales y nacionales hace 8 años aproximadamente previamente a su inclusión en el Plan Operativo Anual de inversión (POAI),  y al Plan de Acción de la vigencia con el fin de garantizar la financiación y la cofinaciacion para el fortalecimiento de los recursos de inversión de la universidad.
Al interior de la universidad no se ha implementado la presentación de proyectos de Desarrollo Institucional, Investigación, Extensión Infraestructura y Dotación que permita la asignación de recursos de inversión según a los contenidos básicos de formulación de proyectos (ver procedimiento de presentación de proyectos) y a las viabilidades estipuladas en los  Artículos 11,12, 13, 14 y  15 de la Resolución S-003531

Objetivos del proyecto

Objetivo General
Contribuir a la articulación, integración y armonización de los procesos de planificación, teniendo como soporte la elaboración de programas y proyectos, la evaluación parcial de los resultados y la medición de impactos.

Objetivos Específicos

  • Promover la disciplina de planeación a partir de la formulación pertinente de    proyectos, concebidos como  la unidad básica de gestión.
  • Ejecutar los programas del plan de trabajo, mediante proyectos específicos que sean concordantes con los objetivos de los programas.
  • Facilitar la articulación entre los procesos de planificación y presupuesto.
  • Permitir el fortalecimiento del sistema de información para la planeación de programas y proyectos de inversión y de las entidades financiadoras o cofinanciadoras de los mismos.
  • Implementar en el software administrativo la formulación de los proyectos de inversión de acuerdo al procedimiento adoptado para la identificación, formulación, evaluación ver procedimiento adoptado  y seleccionar los proyectos que requieran de recursos de acuerdo a las diversas fuentes de financiación: Recursos propios, recursos del departamento, municipales, por estampilla, colciencias, organismos internacionales y otros).
  • Mantener el registro actualizado de los Programas y proyectos de inversión y de los proyectos estratégicos del plan de desarrollo, que faciliten el seguimiento de los mismos.
  • Implementar el banco de éxito de los proyectos a través de estímulos al fomento como a su identificación hasta su ejecución.  

Descripción del proyecto

La implementación de un  Banco de Programas y Proyectos  se convierte en una parte fundamental del sistema de  planeación que responde a la tarea de definir  las condiciones en que se debe abordar la solución de las necesidades  o problemas, y los términos en que se identifican y formulan  los proyectos en respuesta a esas necesidades. Es un instrumento dinámico de evaluación, ajuste y proyección de la gestión institucional; en consecuencia, debe asumirse como un compromiso institucional  en el que las áreas académicas y administrativas consolidan sus proyectos de futuro, contribuyendo a la concreción de la  misión institucional.

El artículo 23 de la ley 179 de 1994, que  modifica el artículo 31 de la ley 38 de 1989 dispone: "No se podrá ejecutar ningún programa o proyecto que haga parte del presupuesto General de la Nación hasta tanto se encuentren evaluados por el órgano competente y registrados en el Banco Nacional de Programas y Proyectos “.  En dicha norma se expone la idea de banco de programas y proyectos como instrumento para posibilitar  que la inversión financiera con recursos de la nación obedezca a criterios de eficiencia y rentabilidad social, marco jurídico que deberíamos implementar al interior de la universidad en que la asignación de recursos solo será posible hasta tanto el proyecto no sea evaluado y registrado en el banco de proyectos de la universidad.

Fase de Implementación del Banco de Proyectos

  • Legal: Permite fortalecer desde el comienzo la acción de Banco de Proyectos, y captar de manera efectiva  la atención de toda la comunidad Universitaria y el entorno regional y nacional.  Comprende la normatividad, acuerdos, resoluciones, etc que permitan el funcionamiento armónico del banco.
  • Difusión: Desarrollar conciencia de la necesidad que tiene la Universidad de mejorar continuamente sus procesos y del papel que el montaje del banco de proyectos  desempeña para lograr este cometido.  Se requiere determinar actividades que permitan que toda la comunidad universitaria  conozca sobre su existencia en cuanto a sus objetivos y beneficios, sin generar falsas expectativas.
  • Capacitación: La gestión por proyectos es un propósito de mediano plazo que requiere  de  capacitación,  la introducción de nuevos hábitos y el cambio de las actuales prácticas de trabajo.  Por tanto es fundamental presentar a la comunidad universitaria  ante todo la motivación que el  cambio requiere para lograr conciencia y verdadero compromiso institucional,  atendiendo a las necesidades de  asesoría necesaria  para la correcta formulación, planeación y ejecución de los proyectos de desarrollo institucional.
  • Metodológico: se refiere a las acciones mediante las cuales se establece  y optimizan los procedimientos para la inscripción, consecución de recursos,  seguimiento y evaluación de los resultados.

El  principio de acceder a recursos a través de la elaboración de proyectos  y  seguir de manera juiciosa los procesos de formulación, selección, seguimiento, evaluación, constituye prácticas sanas que garantizan transparencia y racionalidad en el gasto, y adicionalmente generan un  hábito de compromiso con la institución.

Responsables de la cadena de valor de los Programas y Proyectos:

Consejo Superior

Define las políticas académicas, administrativas, financieras y de planeación institucional.

Responsables de aprobar los planes y proyectos institucionales de acuerdo a la formulación estratégica y plan indicativo del Plan de Desarrollo, expresados en el presupuesto general y en el Plan de Acción de la inversión de la vigencia.

Consejo Académico

Decidir y aprobar los programas y proyectos de desarrollo académico en los relativo a la docencia, investigación y extensión acordes al Plan de Desarrollo.

Consejos de Facultad

Liderar la gestión de nuevos programas y proyectos innovadores y pertinentes para la docencia, investigación y extensión.Elaborar los proyectos para su aprobación en el Consejo Académico  de acuerdo a la metodología y a los procesos adoptados para tal fin Monitorear y evaluar los procesos y proyectos  aprobados.

Consejos de Programa

Liderar la gestión de nuevos programas y proyectos innovadores y pertinentes en la docencia, investigación y extensión.

Elaborar los proyectos para su aprobación en el Consejo de Facultad de acuerdo a la metodología y a los procesos adoptados para tal fin.

Monitorear y evaluar los procesos y proyectos  aprobados.

Rector

Presentar ante el Consejo Superior el proyecto de presupuesto que incluyen los programas y proyectos de inversión institucional de la vigencia.

Decanos

Liderar la gestión de nuevos programas y proyectos innovadores y pertinentes en la docencia, investigación y extensión.

Monitorear y evaluar los procesos de ejecución  de los programas y proyectos.

Vicerrector de Investigaciones

Liderar la gestión de los proyectos interdisciplinarios de investigación  que buscan resolver un problema pertinente en cualquier campo del conocimiento humano, para responder a las necesidades del mundo industrial y para resolver problemas económicos y sociales, a través de una conceptualización  teórica, una metodologías, unos objetivos y una técnica de investigación.

Liderar la gestión de los proyectos de extensión que buscan una relación interactiva con los diferentes sectores sociales, en forma d educación permanente o continuada relacionada con las distintas arreas del conocimiento, venta de servicios al medio externo como fuentes de ingresos y, actividades en forma solidaria a instituciones y a comunidades de escasos recursos económicos.

Presentar para aprobación al Consejo Académico de los proyectos de investigación y de extensión previa las constancias de viabilidad técnica económica y administrativa surtidas por la Oficina de Planeación.  

Monitorear y evaluar los procesos de ejecución  de los programas y proyectos de investigación y sus fuentes de financiación para que se cumplan de acuerdo al horizonte y a los objetivos  definidos en el proyecto.

Vicerrector Académico

Liderar la gestión de los proyectos interdisciplinarios que generan un programa de pregrado y/o postgrado: especialización, maestría, doctorado o postdoctorado de manera continua, formal y planeada en la adquisición de un saber.

Presentar para aprobación al Consejo Académico de los proyectos de previa las constancias de viabilidad técnica económica y administrativa surtidas por la Oficina de Planeación además las del Ministerio de Educación  cuando se refieren a formación superior formal.

Monitorear y evaluar los procesos de ejecución  de los programas y proyectos desarrollo institucional  y sus fuentes de financiación para que se cumplan de acuerdo al horizonte y a los objetivos  definidos en el proyecto.

Vicerrector Administrativo

Liderar la gestión de los proyectos interdisciplinarios que generan un programa o proyecto de carácter administrativo y de bienestar universitario que busque mejor la calidad de vida de la comunidad universitaria y su tejido social  y  mejorar el sistema administrativo maximizando el uso de los recursos técnicos humanos y financieros.

Presentar para aprobación al Consejo superior  de los proyectos de previa las constancias de viabilidad técnica económica y administrativa surtidas por la Oficina de Planeación.

Monitorear y evaluar los procesos de ejecución  de los programas y proyectos desarrollo institucional  y sus fuentes de financiación para que se cumplan de acuerdo al horizonte y a los objetivos  definidos en el proyecto.

Oficina de Planeación

Liderar la elaboración  de los proyectos interdisciplinarios que generan un programa o proyecto de carácter institucional y que busca fortalecer el presupuesto de inversión de la universidad nutriéndola de otras fuentes de financiación nacionales o internacionales aplicando una metodología definida por la fuente de financiación

Revisar monitorear y evaluar los proyectos de acuerdo a los procedimientos aprobados para este fin con el fin de certificar las viabilidades técnicas humanas y financieras de los proyectos y programas institucionales.

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