Tesorería

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INFORMACIÓN IMPORTANTE PARA TENER EN CUENTA EN EL OTORGAMIENTO Y LEGALIZACION DE AVANCES 

1. Cuando el comisionado deba permanecer por lo menos un (1) día de completo en el lugar de la comisión, fuera de su sede habitual de trabajo y requiera pernoctar en el lugar de la comisión, se le reconocerán viáticos hasta el 100% de los valores máximos contenidos en las tablas establecidos en los articulos 1º y 2º de la Resolución No.137 del 14 de Septiembre de 2012.

Cuando para el cumplimento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, sólo se reconocerán viáticos hasta por el setenta (50%) del valor fijado.

2. Cuando por estrictas necesidades del servicio para dictar cátedra fuera de la sede Central y en virtud de la Ley 30 de 1992, fuera necesario autorizar comisión de trabajo al Profesor Catedrático se le reconocerá además del transporte, para los gastos de viaje y estadía CIENTO VEINTE MIL PESOS ($120.000) MCTE, diarios, siempre y cuando pernocten en el lugar de la comisión.

Si el Profesor Catedrático no pernocta en el lugar de la comisión, se le reconocerá el cien por ciento (100%) del transporte y un setenta por ciento (70%) para los gastos de viaje.

3. El reconocimiento y pago de viáticos será ordenado en el acto administrativo que confiere la comisión de servicios, en el cual se expresa el término de duración de la misma, que no podrá exceder de treinta (30) días; cuando fuere necesario por la naturaleza especial de las tareas que deban desarrollarse, previa autorización expresa del Rector de la Universidad Surcolombiana. Queda prohibida toda comisión de servicios de carácter permanente.

4. Cuando en la comisión de trabajo se autoricen pasajes aéreos, la legalización del avance se debe hacer con los respectivos tiquetes (Físicos o Electrónicos) o factura de compra de los mismos a nombre de la Universidad Surcolombiana con su respectivo NIT. Y con el cumplido de comisión. No se aceptaran certificaciones de las Empresas Aéreas que sustituyan los tiquetes de que trata el presente punto. Si no se reúnen los requisitos enunciados, el comisionado solo tendrá derecho al reconocimiento de pasajes terrestres y deberá reintegrar a la Tesorería de la Universidad Surcolombiana la diferencia cancelada por pasajes aéreos. Cuando en la comisión de trabajo se autoricen pasajes terrestres, la legalización del avance se hará únicamente con el cumplido de comisión y los tiquetes de transporte terrestre a nombre de la Universidad Surcolombiana, o el documento equivalente a nombre de quien prestó el servicio de transporte, que en ningun caso podrá ser funcionario de la Universidad.

5. Luego de que el Beneficiario cumple la comisión o ejecuta el avance queda obligado a presentar la legalización del avance dentro de los cinco (5) días hábiles después de cumplido el objeto del mismo. En caso de comisión, presentará cumplidos y tiquetes aéreos (Físicos o Electrónicos) o factura de compra de los mismos; en caso de compras presentará facturas y demás soportes de gastos. De igual el beneficiario en el momento de recibir el pago del avance concedido, autoriza a la Universidad para que de su sueldo o de sus prestaciones sociales se descuente el valor del avance no legalizado.

6. Si gastó menos de lo aprobado, da lugar a reintegro, consigna en el banco el valor correspondiente al reintegro, anexándolo a la legalización.

7. Si para el cumplimiento del objeto de una orden contractual de prestación de servicios se requiere el desplazamiento del contratista, la Universidad Surcolombiana podrá reconocer los gastos de viaje y estadía igual a los establecidos para los profesores catedráticos.

8. Los viáticos y gastos de viaje pagados mediante planilla se legalizan de igual manera que los pagados mediante formato de tramite de avance.

9. Para poder consignarse un avance, este deberá estar firmado por parte del beneficiario. En todo caso para tramitarse un avance el beneficiario no debe tener legalizaciones pendientes.

INFORMACION TRIBUTARIA A TENER ENCUENTA EN LAS LEGALIZACIONES DE AVANCES DURANTE EL AÑO 2013

1- RETEFUENTE A TITULO DE IMPUESTO DE RENTA:

2- RETEFUENTE A TITULO DE INDUSTRIA Y COMERCIO, AVISOS Y TABLEROS: Para todo pago realizado en Neiva

3- RETEIVA:

4- A QUIENES SE PRACTICA DESCUENTOS POR IMPUESTOS:
Veamos cinco ejemplos de entidades a quienes se deben practicar.

* Reteica se practica solo a Compras de Bienes y Servicios contratados en Neiva a personas del Régimen Simplificado, Régimen Común.
** Entidades sin ánimos de lucro (Cooperativas, Fundaciones, Asociaciones, Corporaciones etc.).
*** Retención en la Fuente a titulo de renta.

5- REQUISITOS DE LAS FACTURAS:

Las facturas por concepto de adquisición de bienes y servicios gravados (incluidos inscripciones a capacitaciones) deberán cumplir los requisitos consagrados en los Artículos 617 y 618 del estatuto tributario y demás normas concordantes; especialmente aquellos que son agregados manualmente al momento de su elaboración o que son requisitos que se han adicionado a estos artículos como son: Nombre o razón social y nit del comprador (Universidad Surcolombiana – Nit 891180084-2), fecha de elaboración de la factura, razón social y Nit de la impresora de la factura; y resolución de autorización de facturación con su fecha y rango (Esta resolución tiene una vigencia de dos años, y él numero de la factura deberá estar incluido en el rango autorizado).Deben estar rotulados como Factura de Venta.

Proyectó: Oficina de Tesorería

Fuente: Oficina de Contabilidad.

Preguntas y Respuestas Frecuentes >>